Апостиль документов

Вы столкнулись с требованием апостилировать документы и не знаете, с чего начать? Мы попробуем Вам помочь. Мы собрали все основные и актуальные на сегодня сведения о процедуре получения апостиля в Москве и надеемся, что статья будет Вам полезна.

Коротко об апостиле: чем апостиль отличается от легализации?

Апостиль – это упрощенная легализация, т.е. оформление официальных документов особым образом, чтобы они имели силу при использовании их в другой стране. Обычно легализация включает заверение документов сотрудниками посольства или консульства той страны, в которой Вы намерены использовать документ. Чтобы избежать лишних бюрократических процедур и сократить время на оформление, была принята Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 г.).

Смысл данного соглашения заключается в том, чтобы происходящие из одной страны документы принимались в другой стране, также ставшей участницей соглашения, без ограничений. Конвенция относится к области международного частного права, и ней могут присоединяться новые страны. Россия является стороной Конвенции.

Апостилировать можно не все документы

Апостиль разрешен только для официальных документов, под которыми подразумеваются только те, которые были выданы госорганами, в том числе исполнительной и судебной власти, образовательными институтами, а также совершенные нотариусами или нотариально заверенные документы.

Как правило, апостиль не может быть поставлен на частные коммерческие или таможенные инструменты, однако практически бывает сложно разграничить коммерческие и некоммерческие документы, так что решение вопроса часто зависит от сложившейся практики.

Апостиль может понадобиться

Для юридических лиц актуальным может быть апостилирование следующих документов для оформления и ведения деятельности за рубежом:

• уставные документы: свидетельства о регистрации в государственных органах, выписки, уставы (нотариально заверенные копии);
• решения и доверенности (оформленные нотариально, подписи в которых удостоверены нотариусом в качестве подлинных);
• судебные решения, но только те, которые были выданы в г. Москве (если речь идет об оригиналах).

Для частных лиц чаще всего апостиль ставится непосредственно на оригиналы (если это подходит заказчику):

• решений суда;
• согласий на выезд;

или на нотариальные копии:

• свидетельств (в том числе о браке, разводе, рождении, смерти);
• документов об образовании (в том числе дипломы, аттестаты);
• справок об отсутствии судимости.

Апостиль на оригиналы вышеуказанных справок получают в том органе, который выдал соответствующий документ.

Учитывая тот факт, что апостиль – это легализация документа для представления за рубежом, требуется также и его перевод на официальный язык той страны, в которой он будет использоваться. В нашей практике мы часто сталкиваемся с необходимостью апостиля переводов.

Апостиль в агентстве «ЮрПеревод»

Мы предоставляем услуги по организации проставления апостиля в Москве в Главном управлении Министерства Юстиции РФ по Москве. Чаще всего к нам обращаются в том случае, когда помимо апостиля также требуется выполнить перевод документов.

Возможны два варианта оформления:

1. апостиль на перевод (то есть сначала мы делаем перевод, заверяем его нотариально, и подаем всю сшивку в ГУ Минюста для получения апостиля). Следует учесть, что апостиль в нашей стране будет на русском языке и останется непереведенным, если только еще раз не подшить уже второй перевод ко всей сшивке. Непереведенный апостиль, тем не менее, принимается во многих странах, и документ будет иметь силу.
2. проставления апостиля на копию (конечно, нотариальную, при этом апостилем удостоверяется именно подпись нотариуса на копии), а затем выполняем перевод как самого документа, так и нотариального удостоверения на нем и апостиля на необходимый Вас язык, после чего сам перевод также удостоверяется нотариусом (обращаем внимание, что конечный штамп нотариуса об удостоверении подписи переводчика также останется на русском языке, но обычно такое оформление не вызывает отказов при представлении документа за рубежом).

Важно понимать, что апостиль не удостоверяет сам документ, а только подпись удостоверившего его лица. В Управлении юстиции можно поставить апостиль либо на оригинал документа, который был оформлен нотариусом г. Москвы, либо на заверенную копию. В управлении хранятся образцы подписей нотариусов, с которыми сотрудник Минюста сравнивает подпись на поданном документе и удостоверяет их подлинность.

Когда нельзя апостилировать документ?

Есть ряд оснований, по которым можно получить отказ в апостиле, но на нашей практике такое случается крайне редко. Мы знаем требования и стараемся соблюсти все формальности, и обязательно предупредим Вас, если:

• Ваш документ предназначен для использования в стране, которая подписала Конвенцию: перед тем, как отправить документ в ведомство на апостиль, сотрудник «ЮрПеревод» обязательство уточнит, где предполагается подавать документ, и сверится со списком сторон Конвенции. Если Вашей страны там нет, мы не станет подавать документ;
• подпись или печать нотариуса или служащего на документе не четкие или смазаны (тут мы предупреждаем заказчика о возможном отказе, и он сам принимает решение, стоит ли рисковать уплаченной пошлиной);
• случай отсутствия подписи нотариуса или служащего на документе мы не рассматриваем, мы сразу скажем Вам, что такой «документ» апостилировать нельзя.

Кроме того, мы хотим обратить внимание на практические моменты, знание которых могут оказаться полезными:

• любые исправления или корректировки в документе должны быть оговорены и помечены лицом, которое внесло такие исправления и подписало документ;
• если документ состоит из нескольких листов, и они не были прошиты и скреплены печатью оформляющего документ лица, мы порекомендуем, как лучше все оформить;
• если документ будет использован в стране, с которой РФ заключила соглашение об отмене обязанности проводить легализацию, мы проконсультируем Вас, как лучше действовать в конкретной ситуации, с учетом индивидуальных требований того органа, в который Вы будете подаваться.

Например, требование обязательной легализации (апостиля) отменено соглашением между РФ и Республикой Кипр, однако многие госорганы РФ не принимают исходящие из Кипра документы, если на них не стоит штамп апостиля. Мы всегда рекомендуем не действовать наугад, а запрашивать принимающий орган, в каком виде они жду от Вас документы.

Стоимость услуги

За проставление апостиля на официальных документах, которые требуются Вам для использования вне территории РФ взимается пошлина в размере 2500 руб. (установлено пп. 48 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации). Пошлина уплачивается перед подачей документа и не подлежит возврату, если Вы получите отказ в апостиле.

Услуга нашего агентства по подготовке документа, сопроводительного заявления, оплате пошлины, подаче в ведомство и получение в назначенный день составляет 2500 руб. Таким образом, общая стоимость апостилирования документа в Москве через нашу фирму составит 5000 руб.

Однако Вы можете быть уверены, что команда «ЮрПеревод» сделает все возможное, чтобы Ваши документы были оформлены верно и в наикратчайшие сроки, без каких-либо задержек с нашей стороны.

Вопросы и ответы

Как выглядит перевод апостиля?

Перевод апостиля внешне соответствует виду оригинального апостиля и представляет собой прямоугольный штамп, в котором содержится перевод данных о стране, где был проставлен апостиль, подписанте, об учреждении, выдавшем документ, и органе, уполномоченном на проставление апостиля. Важно понимать, что апостиль является формой легализации документа для придания ему юридической силы на территории другого государства. Апостиль удостоверяет не сам документ, а только подпись нотариуса или должностного лица, которое заверило документ/копию. В переводе апостиля также отмечается наличие подписи ответственного лица и печати соответствующего органа.

Чем отличается нотариальный перевод от перевода с апостилем?

Под нотариальным переводом поднимается перевод документа на иностранный язык с последующим заверением (нотариус удостоверяет подпись переводчика). В ряде случаев такой перевод будет принят за рубежом, однако часто зарубежные органы / партнеры требуют легализацию документа в форме апостиля. То есть апостиль - это дополнительная ступень заверения, при этом нотариальный перевод все равно потребуется (либо до, либо после апостилирования, либо в стране подачи документа). Для более точной информации о форме предоставления документов следует обратиться к представителю компетентного органа принимающей стороны.

Где сделать перевод апостиля?

Перевод апостиля, выданного в зарубежном государстве, а также самого документа, на который поставлен апостиль, можно сделать в бюро переводов, с последующим нотариальным заверением подписи переводчика. Стоимость услуги по нотариальному переводу будет зависеть от объема документа и составит 800 руб. за нотариальное заверение одного документа и от 680 руб. за сам перевод. Срок выполнения перевода апостиля составляет один рабочий день и как правило заверение осуществляется уже в тот же день.

Нужен ли апостиль на переводе документов?

Необходимость проставления апостиля на документе (или документе с переводом) определяется требованиями соответствующего компетентного органа, в который вы должны подать документ. Если в требованиях прописано, что документ должен быть легализован, и страна подачи подписала Гаагскую конвенцию, то апостиль потребуется. Мы рекомендуем ставить апостиль на нотариально заверенную копию документа (или оригинал, если это прописано в требованиях к форме подачи документа), и только потом выполнять перевод документа, уже вместе с апостилем, на английский или иной язык.

Нужно ли делать перевод апостиля?

В большинстве случаев перевод апостиля не требуется. Апостиль - это международная форма легализации документа для придания ему юридической силу в другой стране. Он содержит определенный Гаагской конвенций от 1961 года набор элементов, которые будут одинаковы в каждой стране (когда, где и кем подписан документ, каким органом он удостоверен, подпись уполномоченного лица и печать соответствующего органа). Однако в российском апостиле не вся информация дублируется на иностранном языке - сведения о подписавшем лице и органе, печать будут на русском. По этой причине имеет смысл все же перевести апостиль на иностранный язык, чтобы в дальнейшем не столкнуться с трудностями в другой стране. Таким образом, сначала на оригинале документе или нотариально заверенной копии проставляется апостиль, а затем к документу подшивается и нотариально заверяется перевод на нужный язык. В качестве альтернативы, возможен вариант сначала подшить перевод, а потом всю сшивку заверить апостилем.